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DonwoFilemaker im ZEGG: „DONWO“ wird „EMSO“ ablösen

Seit Anfang November nutzen wir für alle Veranstaltungen ab 2018 eine neue Software, die uns Erleichterung bringen soll beim Verwalten unserer Seminare und der Buchungen unserer Gäste: die Antwortzeit auf eine Anmeldung soll sich verkürzen und Rechnungen werden jetzt automatisch für jede Anmeldung ausgestellt. Wir wünschen uns eine Reduzierung der Barzahlungen zugunsten von Überweisungen vor Seminarbeginn. Bei Gästen von Seminaren, die nicht von der ZEGG gGmbH ausgerichtet werden, erbitten wir – zusätzlich zur obligatorischen Anmeldung beim externen Veranstalter – eine Anmeldung auf unserer Internetseite für die Unterbringung im ZEGG.

2015 formierte sich aufgrund des ständig steigenden Arbeitsdrucks im Empfangsbüro eine Gruppe von Menschen, die sich auf die Fahnen geschrieben hatten, die kaufmännischen Prozesse im ZEGG zu reformieren und zu modernisieren. Die Projektleitung übernahm Sonja, mit dabei waren Christiane und später Anja vom Empfang, Hans-Dieter vom Finanzbüro sowie Ingo. Schon immer kreativ in der Namensgebung nannten wir unser Projekt „Zaubertrank“ – mit weniger Magie bei diesem ernsten Thema wollten wir uns nicht zufriedengeben.

Wenn wir schon bei der Namensgebung sind: EMSO, die Software, die uns seit 2012 begleitet, ist eine Abkürzung für „Empfangssoftware“. Und der Name DONWO wurde geboren, als Hans-Dieter in einer Programmierpause einen Clip von Bobby McFerrin entdeckte: dont´t worry – be happy.

Aber bevor wir uns für eine eigene Entwicklung entschieden, haben wir uns intensiv mit den am Markt verfügbaren Standardlösungen beschäftigt. Unser Urteil: für uns zu teuer in Anschaffung und Wartung, andere Schwerpunkte, als für das ZEGG sinnvoll oder oversized für den ZEGG-Büroalltag. 2016 wurde entschieden: wir programmieren selbst.

DONWO ist im Laufe der Entwicklung ständig gewachsen und besteht heute aus ca. 45 Tabellen, 1.000 Feldern, 100 Layouts, 550 Scripts und 9.000 Scriptschritten und hat über 1.000 Programmierstunden verschlungen. Für das ZEGG sind außer der Lizenzgebühren für die Filemaker-Datenbank keine weiteren Lizenzkostenosten entstanden, die Programmierung erfolgte ehrenamtlich.

Ein paar Worte zu den Softwarefeatures: DONWO übernimmt die Daten der Gästeanmeldungen aus unserem Internet-Auftritt, verwaltet Adressen, Seminare, Artikel, Anmeldungen, Mailingkampagnen, Textbausteine, Zimmer und Betten. Mittels Artikelsets können pro Seminar unterschiedlichste Preismodelle flexibel umgesetzt werden. In Wartelisten können Anmeldungen mit Klärungsbedarf zwischengespeichert werden und am Ende erzeugt DONWO Anmeldebestätigungen und Rechnungen, die an unsere Buchhaltungssoftware übergeben werden, inclusive Debitor-, Erlös-, Mehrwertsteuerkonten und Kostenstellen.

Donwo

Seit Anfang November wird die neue Software im Echtbetrieb für alle in 2018 stattfindenden Seminare eingesetzt. Circa 100 Anmeldungen sind inzwischen mit dem neuen System abgewickelt worden. Und es gibt noch Vieles zu tun: da braucht es in mancher Tabelle noch ein neues Feld, in manchem Layout eine andere Formatierung, kleinere Fehler müssen beseitigt werden oder weitere Funktionalitäten werden gewünscht.



ZEGG – Bildungszentrum gGmbH
Rosa-Luxemburg-Str. 89
14806 Bad Belzig

Telefon: +49 (0) 33841 595-100
Telefax: +49 (0) 33841 595-102

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Web: www.zegg.de


Im ZEGG leben 100 Menschen gemeinschaftlich zusammen. Wir sind Modellprojekt für ein sozial und ökologisch innovatives Leben und Wirtschaften. Dabei interessiert uns, wie nachhaltige Entwicklung funktioniert - für jede/n Einzelne/n und für die Gesellschaft als Ganzes. Wir legen Augenmerk auf die sozialen, spirituellen, ökonomischen und ökologischen Aspekte dessen, was wir tun.