„Im Finanzbüro ist man ein bisschen wie in der Kanalisation:
Niemand sieht, was du tust – aber wehe, du machst es mal nicht! “
Ehemaliger Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung (FiBu)
Fast alle, die mit dem ZEGG verbunden sind, bewegen auch Geld in unserem System. Damit jeder Euro exakt dort landet, wo er hingehört, dafür steht das ZEGG Finanzbüro. Während Großkonzerne Rechnungswesen, Buchhaltung und Zahlungsverkehr trennen, läuft bei uns alles unter einem Dach zusammen.
Hier wird der Energiefluss strukturiert. Lässt man die Finanzen schleifen, wird es schnell ungemütlich. Nach 15 Jahren in der ZEGG-Finanzverwaltung blicke ich auf unzählige Erfahrungen mit Banken, Geschäftspartner*innen und natürlich mit euch – unseren Kund*innen – zurück.
Schon kurz nach dem Geländekauf war klar:
Wir brauchen eine solide Verwaltung.
Nicht nur, weil das Finanzamt ein wachsames Auge auf unsere GmbH wirft, sondern weil klare Geldflüsse ein harmonisches Miteinander sichern.
Klare Regeln statt Streit um den Energiefluss!
Bürostuhl statt Gartenkralle: Ein Job mit echter Verantwortung
Auch wenn sich viele von uns ein Leben jenseits der Tauschlogik wünschen – das uns umgebende System zwingt uns zum Arbeiten mit Geld.
Und „gezwungen“ trifft es gut: Der Wunsch im Büro Zahlen hin und her zu schubsen ist rar. Wer neu in die Gemeinschaft kam, den zog es meist in den Garten statt an den Schreibtisch. Doch ohne die passenden Kompetenzen in diesem sensiblen Bereich geht es nicht. Ein riesiges Dankeschön gilt daher allen, die hier über die Jahre Verantwortung getragen haben. Ihr Einsatz hat das Überleben des ZEGG überhaupt erst gesichert!
An dieser Stelle läuft schlichtweg alles vorbei, was die Gemeinschaft, das Unternehmen und den Seminarbetrieb bewegt.
Hier werden die entscheidenden Fragen balanciert:
Können wir uns das leisten?
Im Falle von Preiserhöhungen:
Können wir das unseren Gästen zumuten?
Stabübergabe in kompetente Hände
Nach 15 Jahren war es gar nicht so leicht, die Verantwortung für die Finanzen zu übergeben. Nicht weil ich nicht loslassen konnte, sondern weil nur schwer eine verantwortungsvolle Fachkraft zu dem Preis zu kriegen war, den wir zahlen konnten.
Doch mit Caren Horn haben wir die perfekte Nachfolgerin gefunden. Als ehemalige Steuerfachangestellte meistert sie die komplexen Buchhaltungsaufgaben des ZEGG mit Bravour. Caren, die nach dem Gemeinschaftskurs 2008 erst noch einmal durch die Welt zog, lebt seit 2020 fest im ZEGG. Nach einer Station in der Gastseminar-Verwaltung leitet sie heute den „Gestaltungskreis“ – denn bei uns geht es nicht nur um nackte Zahlen, sondern um aktive Gestaltung, inklusive der Personalverwaltung. Gemeinsam mit einem internen und einem externen Mitarbeitenden gestaltet sie für uns.
Die größte Herausforderung? Die strengen Vorgaben des Finanzamts mit dem bunten, manchmal chaotischen Gemeinschafts- und Festivalalltag unter einen Hut zu bringen! Egal ob der Einkauf von Waren, Material für die Baustellen des G-Teams, Einnahmen aus Übernachtungen, oder die Kassenführung der Dorfkneipe: Alles muss exakt belegt, aufgeteilt und gebucht werden. Es gibt kaum einen Bereich, der nicht mit den Finanzen verwoben ist.
Bürokratie, Software-Hacks und die Liebe im Spendensegen
Dazu kommt der technische Wandel: Fünf Software-Umstellungen mussten in den letzten 15 Jahren gestemmt werden! Für unsere Spendenverwaltung nutzen wir sogar ein maßgeschneidertes Programm. Hier unterstützt uns Charlotte Hoffmann als externe Kraft. Seit unserer anerkannten Gemeinnützigkeit im Jahr 2015 ist das Spendenaufkommen erfreulicherweise stark gewachsen. Die Energie und Liebe, die uns auf diesem Weg zuströmen, nehmen wir als wunderschöne Anerkennung unserer Arbeit an. Doch der bürokratische Aufwand dahinter ist alles andere als simpel – aber wir machen uns diese Arbeit gerne, denn sie bildet das Fundament für all das, was wir in die Welt tragen.
Wer nicht selbst drinsteckt, ahnt kaum, welche verwaltungstechnischen Berge hier regelmäßig versetzt werden. Die gesetzlichen Anforderungen an Dokumentation und Archivierung haben massiv angezogen. Dass wir die letzten zwei Betriebsprüfungen des Finanzamts so reibungslos überstanden haben, verdanken wir der Akribie unseres Finanzteams. Danke, dass wir uns auf euch verlassen können!
Markus Euler